Un service de comptabilité immobilière professionnel et spécialisé

Tout le savoir-faire technique de Livit

La gérance des biens immobiliers devient de plus en plus complexe. Le développement technologique, l’évolution des exigences réglementaires, les aspects relatifs à la durabilité et l’utilisation de plus en plus diversifiée des biens immobiliers exigent des connaissances spécialisées – connaissances que Livit a très tôt développées et mises en place dans des départements dédiés. 

Parmi elles figure la comptabilité immobilière, où se chevauchent plusieurs disciplines de la gestion immobilière et de la comptabilité financière. En effet, les tâches comptables liées à la gestion des biens immobiliers requièrent un savoir-faire sectoriel spécifique, lequel a été progressivement cultivé et encouragé dans ce service qui compte aujourd’hui pas moins de 50 personnes. 

Une comptabilité immobilière professionnelle va bien au-delà du simple contrôle des justificatifs et de la saisie des quittances. Pour correctement facturer les charges, les professionnels doivent bien connaître les questions de technique de chauffage et de bâtiment, tenir compte des aspects relatifs au droit du bail et savoir les appliquer en fonction de la situation. La TVA applicable aux biens immobiliers, les prescriptions réglementaires de propriétaires principalement institutionnels ainsi qu’un traitement conforme des données personnelles complètent le catalogue d’exigences. 

Chez Livit, la comptabilité immobilière s’est détachée de la gérance puis spécialisée au fil des ans. Alors qu’en 2005, celle-ci recensait à peine une vingtaine de collaborateurs répartis dans toutes les succursales de Suisse, elle compte aujourd’hui près de 50 spécialistes s’employant à vérifier l’exactitude des chiffres et le bon déroulement des décomptes. 

Spécialisation et standardisation

À l’origine, diverses tâches, telles que l’imputation des charges, étaient effectuées directement par la gérance. La pluralité des approches du personnel combinée à la multiplication des prescriptions et exigences des propriétaires a représenté un défi de taille pour garantir une comptabilité immobilière uniforme et efficace. La quasi-absence d’une interconnexion des différentes succursales a constitué un obstacle supplémentaire. 

C’est la raison pour laquelle, au mois d’avril 2008, la comptabilité immobilière a été érigée en un service spécialisé distinct, placé sous la tutelle du département financier au siège de Zurich. Cela a permis de jeter les bases d’un échange d’informations et d’une mise en réseau ciblée de nos comptables immobiliers. 

Avec l’introduction du logiciel Basware en 2011, Livit a même développé une nouvelle norme sectorielle pour un workflow de facturation numérique. Celui-ci a également permis de mettre en place un centre de compétences dédié aux charges au sein de la comptabilité immobilière, lequel n’a cessé de se développer.

Entreprise nationale présente au niveau régional, Livit se devait d’avoir un personnel à disposition dans les différentes succursales en matière de comptabilité immobilière. À mesure que l’entreprise s’est développée et spécialisée, il a fallu garantir que la comptabilité immobilière dans les succursales corresponde aux directives gérées de manière centralisée. Une uniformisation de la direction technique et personnelle a eu lieu en janvier 2017. La comptabilité immobilière agit comme une organisation matricielle gérée de manière centralisée dans toutes les succursales.

Le travail de comptabilité ne se déroule-t-il que devant l’ordinateur? 

Pas dans la comptabilité immobilière! Chez Livit, nous partons du principe que nos spécialistes en comptabilité immobilière comprennent les questions d’ordre technique du chauffage et du bâtiment et que la structure des décomptes est structurée en fonction de cette dernière. Si nécessaire, la compréhension du fonctionnement des installations techniques et des appareils de mesure peut être acquise par des visites sur place. 

Divers travaux d’autre nature tels que les entrées et sorties d’immeubles et de propriétés par étages, ou encore l’externalisation des coûts d’exploitation, ont été standardisés puis détaillés au fil des ans. Notre département spécialisé a tant affiné le calcul des coûts escomptés qu’il en a fait un métier à part entière. Y sont notamment analysées des données actualisées ainsi que des variables telles que le coûts du combustible. 

Numérisation et durabilité: quelles évolutions?

De nouvelles thématiques dans le domaine de la durabilité, telles que le regroupement dans le cadre de la consommation propre (RCP) pour les installations photovoltaïques ou encore les stations de recharge pour l’électromobilité, sont venues s’ajouter – thématiques pour lesquelles la comptabilité immobilière a dû acquérir des connaissances et concevoir des solutions de décompte.

Par ailleurs, dans le cadre des notations GRESB diffusées à l’heure actuelle, certaines données énergétiques déjà saisies par notre comptabilité immobilière avant l’ère ESG, doivent dorénavant être systématiquement présentées. 

La numérisation croissante n’a pas non plus échappé à la comptabilité immobilière. Des impulsions en faveur de nouveaux outils et interfaces ont été initiées par le service à l’aide de cas d’utilisation. Aujourd’hui, de nombreuses extensions ont déjà été déployées pour des processus plus efficaces dans les systèmes utilisés tels que REM. 

Collaboration avec la gérance

Même dans un contexte de spécialisation, et précisément grâce à elle, la collaboration entre la gérance et la comptabilité immobilière reste très étroite. Lorsque se produit un dégât des eaux dans l’immeuble, un ou une gestionnaire compétent/e·sait qu’il faut s’attendre à une augmentation de la consommation d’eau, à une éventuelle vacance, à un remplacement du chauffage, etc. 

Des échanges étroits entre services permettent d’établir des décomptes justes et précis. De plus, le contact direct avec les locataires continue d’incomber à la gérance en tant qu’interlocuteur direct. Voilà pourquoi la gérance répond directement à la plupart des questions relatives aux décomptes des charges. 

Constance au sein de l’équipe

Notre comptabilité immobilière effectue non seulement un travail professionnel, mais connaît également un taux de roulement remarquablement faible. Avec une ancienneté moyenne de plus de huit ans, l’équipe dispose d’une vaste expérience et d’un savoir-faire étendu. 

Développement d’une nouvelle formation continue dans la branche

Si la formation continue «on-the-job» est une bonne chose, il convient encore mieux de suivre des formations spécialisées. Jusqu’à une date récente, toutefois, cette option faisait défaut dans le secteur. Il existait certes de bonnes offres de formation pour les spécialistes de la gestion immobilière ou de la comptabilité financière, mais on a cherché en vain une formation continue en matière d’interface comptabilité immobilière. En collaboration avec Wincasa, la HWZ et le SVIT, Livit a donc développé un nouveau cursus CAS puis recruté des formateurs et formatrices pour les différents contenus du cours. Très apprécié, le cursus a été organisé pour la deuxième fois et, avec plus de 20 participants et participantes inscrits, il est déjà presque complet pour la rentrée 2024 – une aubaine pour nos spécialistes et pour l’ensemble de la branche.

Outre la comptabilité immobilière, vous êtes curieux/-se de découvrir les différentes spécialités de Livit? D’autres approches et domaines spécialisés vous seront présentés dans les semaines à venir. Suivez-nous sur LinkedIn pour ne manquer aucune publication.