Immobilienbuchhaltung spezialisiert und professionalisiert
Fachspezifisches Know-how bei Livit
Die Bewirtschaftung von Immobilien wird immer komplexer. Technologische Entwicklung, sich ändernde regulatorische Anforderungen, Nachhaltigkeitsaspekte sowie die vermehrt diversifizierte Nutzung von Immobilien setzen spezialisiertes Fachwissen voraus. Gut, dass Livit dieses bereits früh in dedizierten Abteilungen aufgebaut und weiterentwickelt hat.
Eine davon ist die Immobilienbuchhaltung, wo sich die Disziplinen Immobilienbewirtschaftung und Finanzbuchhaltung überschneiden. Buchhalterische Aufgaben rund um die Verwaltung von Liegenschaften bedürfen branchenspezifisches Know-how, das in der heute 50-köpfigen Abteilung sukzessive aufgebaut und gefördert wurde.
Eine professionelle Immobilienbuchhaltung geht weit über das Kontrollieren von Belegen und das Verbuchen von Rechnungen hinaus. Für korrekte Abrechnungen der Nebenkosten müssen sich die Fachkräfte mit Heiz- und Gebäudetechnik auskennen sowie mietrechtliche Aspekte berücksichtigen und situationsgerecht anwenden. Die mehrwertsteuerlichen Anforderungen an die Immobilien, regulatorische Vorgaben von hauptsächlich institutionellen Eigentümern sowie die korrekte Handhabung von Datenschutzvorgaben ergänzen den Anforderungskatalog.
Bei Livit hat sich die Immobilienbuchhaltung aus der Bewirtschaftung herausgelöst und über die Jahre zunehmend spezialisiert. Angefangen bei schweizweit knapp 20 Mitarbeitenden im Jahr 2005 verteilt auf alle Niederlassungen, kümmern sich heute rund 50 Spezialistinnen und Spezialisten um korrekte Zahlen und einen reibungslosen Ablauf von Abrechnungen.
Spezialisierung und Standardisierung
Ursprünglich wurden diverse Aufgaben, wie die Nebenkostenkontierung, direkt von der Bewirtschaftung durchgeführt. Dabei stellten unterschiedliche Vorgehensweisen der Mitarbeitenden, wie auch verschiedene Vorgaben und Anforderungen seitens der Eigentümer merkliche Herausforderungen dar, eine einheitliche und effiziente Immobilienbuchhaltung zu gewährleisten. Eine zusätzliche Hürde war die kaum vorhandene Vernetzung zwischen den Niederlassungen.
Im April 2008 wurde deshalb die Immobilienbuchhaltung als eigene Fachführung definiert und am Hauptsitz Zürich dem Finanzbereich unterstellt. Damit wurde die Grundlage für den Informationsaustausch und eine gezielte Vernetzung der Immobilienbuchhalter:innen sichergestellt.
Mit der Einführung der Software Basware im Jahr 2011 entstand bei Livit ein neuer Branchenstandard eines digitalen Rechnungsworkflows. Dieser ermöglichte den Aufbau des Nebenkosten-Kompetenzzentrums in der Immobilienbuchhaltung, welches sich sukzessive weiterentwickelt hat.
Als national tätiges Unternehmen mit regionaler Präsenz war es wichtig, dass auch für den Bereich Immobilienbuchhaltung Mitarbeitende in verschiedenen Niederlassungen vor Ort sind. Im Laufe des Unternehmenswachstums und der fortschreitenden Spezialisierung wurde sichergestellt, dass die Immobilienbuchhaltung in den Niederlassungen mit den zentral gesteuerten Richtlinien korrespondiert. Im Januar 2017 erfolgte eine Vereinheitlichung der fachlichen und personellen Führung. Die Immobilienbuchhaltung agiert als zentral geführte Matrix-Organisation in allen Niederlassungen.
Ein Buchhaltungsjob spielt sich nur vor dem Computer ab?
Nicht in der Immobilienbuchhaltung! Bei Livit setzen wir voraus, dass unsere Fachspezialisten der Immobilienbuchhaltung die Heiz- und Gebäudetechnik verstehen und die Struktur der Abrechnungen entsprechend der individuellen Haustechnik aufgebaut wird. Das Verständnis für die Funktionsweise der technischen Anlagen und Messgeräte wird bei Bedarf mit Besuchen auf den Liegenschaften erlangt.
Diverse weitere Arbeiten wie Abgänge und Zugänge von Liegenschaften und Stockwerkeigentum oder die Auslagerung von Betriebskosten wurden über die Jahre standardisiert und spezialisiert. Das Kalkulieren zukünftig erwarteter Kosten wurde von unserer Fachabteilung wie ein Handwerk verfeinert. Als Basis dafür werden bisherige Daten sowie variable Faktoren wie Energieträgerkosten analysiert.
Weiterentwicklung in Bereichen der Digitalisierung und Nachhaltigkeit
Neue Thematiken im Bereich Nachhaltigkeit wie Zusammenschluss zum Eigenverbrauch (ZEV) für Photovoltaikanlagen oder E-Mobility Ladestationen kamen dazu, für welche die Immobilienbuchhaltung Wissen aufgebaut und Abrechnungslösungen entworfen hat.
Weiter müssen etwa im Rahmen der heute verbreiteten GRESB-Ratings Energiedaten vorgelegt werden, die durch unsere Immobilienbuchhaltung bereits vor der ESG-Ära systematisch erfasst wurden.
Auch die fortschreitende Digitalisierung ist nicht an der Immobilienbuchhaltung vorbeigegangen. Impulse für neue Tools und Schnittstellen wurden intrinsisch aus der Abteilung mit Use Cases angestossen. Heute wurden bereits viele Erweiterungen für effizientere Prozesse in den genutzten Systemen wie REM umgesetzt.
Zusammenarbeit mit der Bewirtschaftung
Auch mit und gerade durch die Spezialisierung bleibt die Zusammenarbeit zwischen Bewirtschaftung und Immobilienbuchhaltung sehr eng. Die zuständige Bewirtschafterin bzw. der zuständige Bewirtschafter weiss, wenn es einen Wasserschaden in der Liegenschaft gab und deshalb ein höherer Wasserverbrauch zu erwarten ist, es einen Leerstand gab, ein Heizungsersatz ansteht o.a.
Der enge Austausch ermöglicht es, faire und akkurate Abrechnungen zu erstellen. Der direkte Kontakt zu den Mieter:innen obliegt weiterhin der Bewirtschaftung als direkte Anlaufstelle. Daher werden auch Nachfragen in Bezug auf Nebenkostenabrechnungen mehrheitlich von der Bewirtschaftung direkt beantwortet.
Konstanz im Team
Unsere Immobilienbuchhaltung leistet nicht nur professionelle Arbeit, sondern verzeichnet auch eine bemerkenswert niedrige Fluktuationsrate. Mit einer durchschnittlichen Beschäftigungsdauer von mehr als acht Jahren verfügt das Team über umfangreiche Erfahrung und Know-how.
Entwicklung einer neuen Branchen-Weiterbildung
Weiterbildung on-the-job ist gut, mithilfe fachspezifischer Ausbildungen noch besser. Diese Option fehlte allerdings bis vor kurzem in der Branche. Gute Ausbildungsangebote für Fachpersonen in der Immobilienbewirtschaftung oder der Finanzbuchhaltung gab es bereits, doch suchte man vergebens nach einer Weiterbildung für die Schnittstelle Immobilienbuchhaltung. Livit entwickelte deshalb gemeinsam mit Wincasa, HWZ und dem SVIT einen neuen CAS-Lehrgang und stellte Dozenten für die vielseitigen Kursinhalte. Der beliebte Lehrgang wurde bereits zum zweiten Mal erfolgreich durchgeführt und ist derzeit für den Studienbeginn 2024 mit über 20 Teilnehmerinnen und Teilnehmern schon fast ausgebucht. Ein Gewinn für unsere eigenen Fachkräfte sowie die ganze Branche.
Gespannt zu erfahren, wie sich Livit nebst der Immobilienbuchhaltung spezialisiert hat? In den kommenden Wochen werden weitere Spezialisierungsansätze und Fachbereiche vorgestellt. Folgen Sie uns auf LinkedIn, um keinen Beitrag zu verpassen.