Des professionnels de l’optimisation à l’œuvre

Des processus efficaces et bien rodés pour les activités opérationnelles

Il y a environ deux ans, Livit a créé un nouveau poste de Business Project Specialist. Durant cette période, Fabienne, Olivia, Anita et Ramona ont examiné à la loupe les différents processus métier de la gérance et de la gestion de location. Leur mission? Optimiser lesdits processus et réduire la complexité des workflows afin de soulager les activités opérationnelles et de garantir la qualité des prestations. Dans cet entretien, Olivia et Fabienne nous livrent un aperçu passionnant de leur travail.

De gauche à droite : Ramona, Fabienne et Olivia / Pas sur la photo : Anita

Pouvez-vous nous parler de votre parcours professionnel et nous dire comment vous êtes arrivées dans le secteur immobilier et chez Livit?

Fabienne: J’ai suivi une formation en commerce de détail dans le secteur de la bijouterie et de l’horlogerie. Mais j’ai su dès le début que ce ne serait qu’un passage provisoire dans ma carrière. Après ma formation, j’ai suivi une formation continue spécialisée pour devenir responsable marketing, ce qui m’a conduit à travailler dans une entreprise informatique puis dans une société du secteur agroalimentaire. C’est là que j’ai acquis mes premières expériences en gestion de projets. 
J’ai rejoint Livit en 2020 avec un contrat à durée déterminée dans un premier temps. Comme cela convenait aux deux parties, j’ai donc été embauchée. Je suis d’abord passée par la gestion de location, où j’ai pu mettre à profit mon expérience en marketing. Mais la conduite de projet m’a rapidement manqué. C’est la raison pour laquelle j’ai recherché des opportunités en ce sens chez Livit – opportunités que j’ai fini par trouver en 2022. Depuis, je travaille au sein de l’équipe des Business Project Specialists, laquelle est composée de trois autres personnes que sont Olivia, Ramona et Anita. 

Olivia: Dans mon cas, il s’agissait d’une formation commerciale dans le domaine fiduciaire immobilier. Pour les personnes extérieures, il semblait évident de s’implanter dans ce secteur. Mais j’avais d’autres projets et j’ai d’abord suivi une formation à l’école hôtelière Belvoirpark de Zurich. Après cette formation, je me suis rendu compte que je ne voyais pas mon avenir dans l’hôtellerie ni la restauration. Je souhaitais retourner dans un bureau. L’une de mes amies m’a mise en relation avec Marco Testa, du service de recrutement, auprès duquel, en 2010, j’ai pu faire part de mon envie de changement de carrière. J’ai réussi à le convaincre et ai obtenu un poste de gestionnaire. Au cours des dix années qui ont suivi, j’ai gravi tous les échelons en passant de gestionnaire à gestionnaire senior. En 2020, étant devenue maman pour la première fois, j’ai pris un congé maternité. À mon retour, j’ai pris mes nouvelles fonctions de spécialiste de projets.

Comment en êtes-vous venues à ce poste de spécialiste de projets?  

Olivia: Le poste m’a été proposé pendant mon congé maternité. Étant donné que, par le passé, j’avais déjà pris en charge certaines tâches dans le cadre du projet de CRM pour les locataires en plus de mon activité de gérante, l’offre était pour moi idéale en tant que salariée à temps partiel. D’autres membres de l’équipe et moi-même travaillions déjà comme spécialistes de projets avant la réorganisation, mais au sein de la gérance et de la gestion de location, où nous étaient confiées les tâches opérationnelles habituelles des différents services. En 2022, nous avons fini par former une équipe indépendante. 

Fabienne: Cela nous a rapprochés. Nous avons réussi à rompre avec le chacun pour soi et à renforcer la collaboration entre nous. Nous sommes incroyablement complémentaires. C’est précisément en recherchant des solutions que les connaissances spécifiques des uns et des autres nous aident.    

Qu’est-ce qui vous a motivées ou séduites dans ce nouveau poste?

Fabienne: Dès le premier jour, nous avons ressenti la confiance de nos supérieurs hiérarchiques. Et, à la faveur d’une solide réglementation, notre marge de manœuvre est encore plus grande que dans nos anciennes fonctions. Cela signifie aussi que nous pouvons faire preuve de créativité dans l’élaboration des solutions et qu’il est possible de voir plus loin que le bout de son nez. 

Olivia: Fin 2019, Salesforce, notre CRM pour locataires, a été déployé. Lorsqu’en 2020, j’ai pris mon poste après mon congé maternité, j’étais en pleine évolution de carrière. Comme j’avais déjà participé au projet avant mon congé, j’ai pu y prendre part dès le début et y apporter des connaissances spécialisées tout en apprenant de nouvelles choses. J’ai beaucoup apprécié de pouvoir participer au développement de quelque chose pour son fonctionnement opérationnel. 
En outre, Livit m’a permis de partager ce poste à responsabilité dans le cadre d’un contrat à temps partiel. La bonne entente avec Ramona, mon homologue dans ce poste, est l’une des raisons pour lesquelles le poste de Project Specialist m’a fortement attirée. Je suis convaincue d’une chose: l’union fait la force.

Concrètement, quelles sont vos tâches et responsabilités en tant que Business Project Specialists chez Livit?

Fabienne: En tant que Project Specialists, nous remettons en question les processus métiers et les workflows. Nous élaborons des concepts, développons des processus et soumettons activement des propositions d’amélioration. Nous dirigeons également les Power Users ( utilisateurs disposant de connaissances approfondies dans le paysage des outils et qui aident les collaborateurs à répondre à leurs questions dans le cadre d’une assistance de premier niveau, ndlr) et travaillons en étroite collaboration avec le département Digital Business afin de perfectionner les outils utilisés chez Livit. 

Olivia: Et pour ce faire, nous nous concentrons sur la simplification et l’optimisation des processus métier des activités opérationnelles. Même les plus petits ajustements peuvent conduire à des gains de temps substantiels et à une meilleure qualité. Tel est l’objectif que nous souhaitons atteindre.

Selon vous, quelles compétences et caractéristiques spécifiques sont décisives pour débuter à ce poste chez Livit?

L’année écoulée fut particulièrement intense. Pouvez-vous nous en dire plus et nous dire quels défis ou succès vous avez rencontrés?

Olivia: L’année dernière, nous avons déployé avec succès notre portail numérique myLivit dédié aux nouveaux locataires. Son lancement a nécessité une formation complète de nos collaborateurs. En tant que Project Specialists, nous avons étroitement accompagné cette qualification. Au préalable, nous avons testé les fonctionnalités, affiné les processus, préparé les formations et les avons animées. 
La collaboration entre les différents départements fut particulièrement intense pendant cette période. C’est aussi la première fois que, dans ce nouveau poste, nous avons été perçues comme des acteurs incontournables. Cela ainsi que le succès de ce lancement ont donné des ailes à notre équipe.  

Fabienne: Pour les personnes extérieures, ce succès est peut-être difficile à comprendre, mais nous avons réussi à développer les compétences de près de 400 personnes en l’espace de quatre semaines. Malgré des délais serrés, le travail d’équipe et la préparation ont fonctionné jusque dans les moindres détails, ce dont nous sommes tous incroyablement fiers. 

Rétrospectivement, quel événement ou projet fut pour vous personnellement le plus marquant?

Fabienne et Olivia unanimement: Sans conteste, le lancement du portail locataires myLivit. Sans un travail d’équipe et une confiance mutuelle en nos capacités, tout cela aurait été impossible en si peu de temps. 

Et qu’est-ce qui vous attend et dont vous pouvez déjà parler? 

Olivia: Nos missions futures concernent la gestion des projets, des processus et des connaissances. Dans ce cadre, nous continuerons de simplifier les processus et les procédures des activités opérationnelles afin de garantir la qualité et d’accroître l’efficacité. Nous travaillons également en étroite collaboration avec les Power Users afin de définir ensemble des normes de qualité.

Fabienne: Je suis convaincue que la question de l’automatisation et de l’intelligence artificielle nous occupera de plus en plus dans les années à venir. Une chose est sûre: impossible de s’ennuyer dans notre travail. Ce que j’apprécie particulièrement dans cette mission, c’est la possibilité de m’impliquer activement en suggérant de nouvelles idées créatives.

Chère Fabienne, chère Olivia, nous vous remercions pour cette interview passionnante.

Nos spécialistes des projets d'entreprise