Professionisti dell’ottimizzazione in azione

Processi efficienti e ben strutturati per le attività operative

Circa due anni fa Livit ha introdotto il profilo professionale del Business Project Specialist. In questo lasso di tempo, Fabienne, Olivia, Anita e Ramona hanno esaminato attentamente i processi aziendali per la gestione e la gestione delle locazioni. In cosa consiste il loro lavoro? Nell’ottimizzare i processi e nel ridurre la complessità per snellire le attività operative e garantire la qualità dei servizi. Nell’intervista, Olivia e Fabienne ci offrono una prospettiva interessante del loro lavoro.

Da sinistra a destra: Ramona, Fabienne e Olivia / Non nella foto: Anita

Potete raccontarci qualcosa della vostra carriera professionale e di come siete approdate al settore immobiliare e a Livit?

Fabienne: ho una formazione nel commercio al dettaglio nel settore dei gioielli e degli orologi. Ma fin dall’inizio ho sempre saputo che sarebbe stata solo una tappa intermedia nella mia carriera. Dopo la mia formazione ho frequentato un corso di perfezionamento professionale per diventare marketing manager, dopodiché ho lavorato in un’azienda informatica e per una ditta del settore alimentare, dove ho maturato anche le prime esperienze nella gestione dei progetti. 
Nel 2020 sono approdata a Livit, inizialmente con un contratto a tempo determinato. L’esperienza si è rivelata positiva per entrambe le parti, così mi hanno offerto un impiego fisso. Sono passata alla gestione locazioni, dove ho potuto sfruttare la mia esperienza nel marketing. Ma ben presto ho iniziato a sentire la mancanza del lavoro legato ai progetti, per questo ho cercato una nuova opportunità all’interno di Livit e l’ho trovata nel 2022. Da allora lavoro nel nostro team di Business Project Specialist, composto da altre tre persone, ossia Olivia, Ramona e Anita. 

Olivia: nel mio caso ho scelto una formazione commerciale come fiduciaria immobiliare. Per chi osservava dall’esterno è sembrato ovvio che approdassi in questo settore. Tuttavia, avevo altri progetti e così ho frequentato la scuola alberghiera Belvoirpark di Zurigo. Dopo questa formazione, però, ho capito che il mio futuro non sarebbe stato nel settore alberghiero e della ristorazione. Volevo tornare in ufficio. Una delle mie amiche mi ha messo in contatto con Marco Testa del reclutamento, a cui nel 2010 ho presentato la mia candidatura come collaboratrice specializzata e per cambiare settore. Sono stata convincente e ho ottenuto il posto. Nei dieci anni successivi ho ricoperto tutte le posizioni, dalla collaboratrice specializzata alla gestrice senior. Nel 2020 sono diventata mamma per la prima volta e sono andata in maternità. Al mio ritorno sono riuscita a ottenere il nuovo posto di Project Specialist.

Come siete arrivate al vostro ruolo di Project Specialist? 

Olivia: il posto di lavoro mi è stato offerto durante il mio congedo di maternità. Siccome in passato, oltre al mio lavoro come gestrice, avevo già svolto per diversi anni incarichi parziali nel progetto CRM dei locatari, l’offerta per me, che ero tornata a lavorare a tempo parziale, era di quelle a cui non si può dire di no. Non solo io, ma anche altri membri del team lavoravano come specialisti di progetto già prima della riorganizzazione, anche se inseriti nella gestione o nella gestione locazioni, dove ci venivano affidati anche i consueti compiti operativi dei reparti. Nel 2022 siamo riusciti a formare un team indipendente. 

Fabienne: abbiamo potuto lavorare così più a stretto contatto. Siamo riusciti ad allargare i nostri orizzonti e a rafforzare la collaborazione reciproca. Ci completiamo a vicenda in modo straordinario. E quando cerchiamo una soluzione, le conoscenze commerciali altrui ci sono di grande aiuto.    

Cosa vi ha spinto ad accettare questa nuova posizione e cosa vi piace in particolare?

Fabienne: sin dal primo giorno abbiamo percepito fiducia da parte dei nostri superiori. E possiamo agire più liberamente di quanto non fosse possibile nella nostra vecchia posizione, sottoposta a una regolamentazione più rigida. Ciò significa anche adottare un approccio creativo nell’elaborazione della soluzione e riuscire a guardare oltre il proprio orizzonte.  

Olivia: a fine 2019 è stato introdotto Salesforce, il nostro CRM dei locatari. Nel 2020, quando ho ripreso a lavorare dopo il congedo di maternità, il progetto era nel pieno del suo sviluppo. Siccome ero già stata coinvolta prima del congedo di maternità e avevo partecipato fin dall’inizio, ho potuto mettere a frutto le mie conoscenze specialistiche e allo stesso tempo imparare tante cose nuove. Mi è piaciuto poter contribuire allo sviluppo di qualcosa per la gestione operativa. 
Inoltre, nonostante la posizione di responsabilità, Livit mi ha dato la possibilità di usufruire del job sharing a tempo parziale. La stretta collaborazione con Ramona, la mia partner di job sharing, è uno dei motivi che mi ha spinta ad accettare il ruolo di Project Specialist. Non ho dubbi: l’unione fa davvero la forza.

Quali sono in concreto i vostri compiti e le vostre responsabilità come Business Project Specialist presso Livit?

Fabienne: in qualità di Project Specialist analizziamo criticamente processi e procedure di lavoro. Elaboriamo concetti, perfezioniamo i processi e presentiamo proposte di miglioramento. Inoltre, gestiamo i power user (nota della redazione: utenti con conoscenze approfondite dell’ambiente dei tool e che aiutano i collaboratori e le collaboratrici con svariate problematiche offrendo un supporto di primo livello) e collaboriamo a stretto contatto con il reparto Digital Business per sviluppare ulteriormente gli strumenti già in uso presso Livit. 

Olivia: ci concentriamo in particolare sulla semplificazione e sull’ottimizzazione dei processi di lavoro per l’attività operativa. Anche le più piccole modifiche possono portare a un notevole risparmio di tempo e a una maggiore qualità. Questo è esattamente il nostro obiettivo.

Quali competenze e qualità specifiche, secondo voi, sono decisive per poter iniziare a lavorare in questa posizione presso Livit?

L’anno appena trascorso è stato particolarmente intenso. Ci potete raccontare qualcosa in più al riguardo e quali sfide o successi avete vissuto?

Olivia: lo scorso anno abbiamo introdotto con successo il nostro portale digitale per locatari myLivit tra i nuovi locatari. Questa novità ha richiesto una formazione a tutto campo e l’abilitazione del nostro personale. In qualità di Project Specialist abbiamo seguito da vicino questa fase di abilitazione. A monte abbiamo testato le funzionalità, affinato i processi, preparato i corsi di formazione e infine li abbiamo svolti. 
In quel periodo la collaborazione con i diversi reparti è stata particolarmente intensa. Era anche la prima volta che venivamo percepiti come persone di riferimento nel nostro nuovo ruolo. Tutto questo e la riuscita dell’introduzione hanno dato al nostro team un’ispirazione positiva.  

Fabienne: per le persone esterne questo successo può essere difficile da capire, ma siamo riusciti a impartire le competenze necessarie a circa 400 persone in quattro settimane. Nonostante le scadenze strette, il lavoro di squadra e la preparazione hanno funzionato fin nei minimi dettagli, cosa di cui andiamo incredibilmente fieri.  

A posteriori, quale evento o progetto è stato per voi personalmente il momento più emozionante?

Fabienne e Olivia sono concordi: naturalmente il lancio del portale per locatari myLivit. Senza il lavoro di squadra e la fiducia reciproca e nelle nostre capacità tutto questo sarebbe stato impossibile in così poco tempo.    

E cosa vi riserva il futuro, cosa potete già anticipare? 

Olivia: le nostre mansioni ruotano intorno alla gestione di progetti, processi e conoscenze. Continueremo a cercare di semplificare processi e procedure dell’attività operativa per garantire la qualità e aumentare l’efficienza. In tale contesto lavoriamo anche a stretto contatto con i power user e stiamo definendo gli standard qualitativi.

Fabienne: credo che nei prossimi anni l’automazione e l’intelligenza artificiale saranno i temi che ci interesseranno di più. Nel nostro lavoro non ci si annoia di certo. La possibilità di partecipare attivamente con idee nuove e creative è ciò che apprezzo di più di questo lavoro. 

Cara Fabienne, cara Olivia, grazie per la piacevole intervista.

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