Con l’introduzione e l’integrazione dello strumento per gli acquisti Coupa percorriamo nuove strade e facilitiamo la collaborazione con i nostri partner commerciali. I processi di acquisto diventano più efficienti, trasparenti e, soprattutto, più fluidi. Lo strumento di approvvigionamento basato sul cloud digitalizza l’intero processo di ordinazione, dalla registrazione dei fornitori, elaborazione dei dati di base inclusa, passando per la cura del catalogo, la richiesta di fabbisogno, l’approvazione e l’ordinazione, fino alla fatturazione.
In qualità di partner commerciali di Livit SA e IG Glatt AG, scoprirete di seguito quali possibilità e vantaggi vi offre questa soluzione di approvvigionamento e come funziona.
| Portal | cXML | CSV | ||
|---|---|---|---|---|
| Ordinazione e incarico | X | X | X | |
| Invio delle fatture | X | X | X | |
| Catalogo | X | X | X | |
| Dati di base | X | X |
La modalità standard è la ricezione dell’ordine via e-mail. Tutto quello che ci serve è il vostro indirizzo e-mail. In questa e-mail avete la possibilità di inserire un commento per noi e di confermare l’incarico direttamente tramite i pulsanti presenti nel messaggio.
Potete scegliere se ricevere l’ordine tramite e-mail o accedendo di vostra iniziativa al portale. Avete la possibilità di visualizzare online tutti gli ordini e il loro stato, aggiornare cataloghi e dati di base e confermare gli incarichi.
Avete la possibilità di creare un collegamento EDI diretto tra il vostro sistema ERP e il nostro, che vi permetterà di ricevere e inviare il vostro ordine in formato cXML tramite un collegamento EDI.
Potete avviare l’invio delle fatture in tutta semplicità partendo dall’ordine che avete ricevuto da parte nostra via e-mail, dalla quale potrete generare la fattura direttamente cliccando sul pulsante «Crea fattura».
Sarete quindi reindirizzati al portale fornitori (senza login), tramite il quale potrete inviarci la fattura elettronica (PO-Flip).
A registrazione avvenuta, potete inviarci la vostra fattura in tutta semplicità tramite il portale fornitori generando una fattura dall’ordine associato o da un contratto esistente.
Nel portale potete inoltre visualizzare e seguire in qualsiasi momento lo stato di elaborazione delle vostre fatture nonché emettere accrediti.
Per configurare la trasmissione elettronica delle fatture, è necessario che per queste ultime venga abilitato il formato cXML nel vostro record di dati di base. A tal fine è necessario un collegamento EDI. Gli ordini e gli incarichi effettuati tramite un collegamento EDI possono essere convertiti direttamente in una fattura.
Avete due possibilità per aggiornare i vostri prodotti o servizi direttamente nel portale fornitori.
Con questo collegamento il personale di Livit viene reindirizzato al vostro shop online, dove è disponibile l’assortimento (concordato contrattualmente). Questo collegamento è adatto solo se l’offerta di prodotti e servizi è molto ampia (>100).
Per far sì che un processo procure-to-pay si svolga senza intoppi, sono indispensabili dati aggiornati e coerenti. Potete registrare e aggiornare voi stessi i vostri dati di base di credito nel portale fornitori. Le modifiche ci vengono trasmesse e vengono verificate.
I vostri dati finiscono direttamente nel portale, eliminando la necessità di inviare e-mail separate con informazioni relative alle correzioni.
Accedendo al nostro portale fornitori gratuito potete caricare direttamente la vostra fattura. In questo modo risparmiate tempo e denaro.
Questa funzione vi permette di convertire l’ordine in una fattura, riducendo gli errori e velocizzando il processo di pagamento.
In qualità di fornitori, potete aggiornare autonomamente i vostri dati del catalogo e di base in qualsiasi momento. In questo modo assicurate un processo P2P senza intoppi.
Potete controllare in qualsiasi momento lo stato di un ordine o di una fattura online.
Grazie al numero d’ordine generato da Coupa e alla possibilità di generazione elettronica della fattura, le fatture da voi trasmesse possono essere elaborate più rapidamente.
Nella nostra guida scoprirete come registrarvi sul nostro portale fornitori.
«Correttezza e collaborazione unite a processi efficienti e trasparenti: è questo l’obiettivo che perseguiamo nel rapporto commerciale con i nostri fornitori. Perché la nostra partnership è una delle garanzie dell’elevata qualità dei nostri servizi.»
