Mit der Einführung und Integration des Einkaufstools Coupa gehen wir neue Wege und erleichtern die Zusammenarbeit mit unseren Geschäftspartnern. Die Einkaufsprozesse werden effizienter, transparenter und vor allem durchgängiger. Das cloudbasierte Beschaffungstool digitalisiert den gesamten Bestellprozess; von der Lieferantenregistrierung inkl. Stammdatenbearbeitung über die Katalogpflege, Bedarfsanfrage, Genehmigung und Bestellung bis hin zur Rechnungsstellung.
Als Geschäftspartner der Livit AG sowie der IG Glatt AG erfahren Sie im Folgenden, welche Möglichkeiten und Vorteile Ihnen die Beschaffungslösung bietet und wie diese funktioniert.
| Portal | cXML | CSV | ||
|---|---|---|---|---|
| Bestellung und Auftrag | X | X | X | |
| Rechnungsversand | X | X | X | |
| Katalog | X | X | X | |
| Stammdaten | X | X |
Der Empfang der Bestellung per E-Mail ist der Standardweg. Wir benötigen lediglich Ihre E-Mail-Adresse. In dieser Mail haben Sie die Möglichkeit, uns einen Kommentar zurückzusenden sowie den Auftrag direkt über die Schaltflächen in der E-Mail zu bestätigen.
Sie erhalten die Bestellung wahlweise als E-Mail oder rufen proaktiv das Portal auf. Sie haben die Möglichkeit, alle Bestellungen und deren Status online einzusehen, Kataloge und Stammdaten zu pflegen und Aufträge zu bestätigen.
Sie haben die Möglichkeit eine direkte EDI-Anbindung zwischen Ihrem und unserem ERP-System herzustellen. Damit können Sie Ihre Bestellung im cXML-Format über eine EDI-Verbindung empfangen und versenden.
Den Rechnungsversand starten Sie ganz einfach mit der Bestellung, die Sie von uns per E-Mail erhalten haben. Aus dieser E-Mail können Sie die Rechnung direkt erzeugen, indem Sie auf die Schaltfläche „Rechnung erstellen“ klicken.
Sie werden dann auf das Lieferantenportal weitergeleitet (ohne Login), über das Sie uns die elektronische Rechnung zustellen (PO-Flip).
Nach der Anmeldung können Sie uns Ihre Rechnung ganz einfach über das Lieferantenportal senden, indem Sie aus der zugehörigen Bestellung oder einem bestehenden Vertrag eine Rechnung generieren.
Im Portal können Sie zudem jederzeit den Bearbeitungsstatus Ihrer Rechnungen einsehen und nachverfolgen sowie Gutschriften erstellen.
Für die Einrichtung der elektronischen Rechnungsübermittlung müssen diese im cXML-Datenformat in Ihrem Stammdatensatz zugelassen sein. Dafür ist eine EDI-Anbindung erforderlich. Wenn Bestellungen und Aufträge über eine EDI-Verbindung erfolgen, können diese direkt in eine Rechnung umgewandelt werden.
Sie haben zwei Möglichkeiten Ihre Produkte oder Leistungen direkt im Lieferantenportal zu pflegen:
Bei dieser Anbindung werden die Livit-Mitarbeitenden auf Ihren Online-Shop weitergeleitet, in dem das (vertraglich vereinbarte) Sortiment zur Verfügung steht. Diese Anbindung eignet sich nur bei einem sehr grossen Angebot an Produkten und Dienstleistungen (> 100).
Für einen reibungslosen Procure-to-Pay-Prozess sind aktuelle und konsistente Daten unerlässlich. Sie können Ihre kreditorischen Stammdaten im Lieferantenportal selbst hinterlegen und pflegen. Ihre Änderungen werden an uns übertragen und überprüft.
Ihre Angaben gelangen direkt in das Portal, separate E-Mails mit Informationen für Korrekturen entfallen.
Durch den Zugriff auf unser kostenloses Lieferantenportal haben Sie die Möglichkeit die Rechnung direkt hochzuladen. So sparen Sie Zeit und Kosten.
Mit dieser Funktion können Sie die Bestellung in eine Rechnung umwandeln: das reduziert Fehler und beschleunigt den Zahlungsprozess.
Sie als Lieferant können jederzeit selbstständig Ihre Katalog- und Stammdaten aktualisieren. Auf diese Weise stellen Sie einen reibungslosen P2P-Prozess sicher.
Sie können jederzeit den Status einer Bestellung oder Rechnung online prüfen.
Mit der von Coupa erzeugten Bestellnummer und der Möglichkeit der elektronischen Rechnungserstellung können die von Ihnen übermittelten Rechnungen schneller verarbeitet werden.
In unserer Anleitung erfahren Sie, wie Sie sich auf unserem Lieferantenportal anmelden können.
«Faire, partnerschaftliche Beziehungen mit effizienten und transparenten Prozessen. Ein Anliegen, das uns besonders in der Geschäftsbeziehung mit Ihnen als Lieferant wichtig ist. Denn unsere Partnerschaft ist einer der Garanten für die hohe Qualität unserer Dienstleistungen.»
