Katalogmanagement
Coupa bietet dem Besteller ein Shopping-Erlebnis, das an das herkömmliche Online-Shopping angelehnt ist und dementsprechend zu einer intuitiven Nutzung des Systems bei der Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen führt. Über die Suchfunktion werden vergleichbare Ergebnisse mit Bildern und Preisen aufgelistet, die anschliessend ausgewählt und in den Warenkorb gelegt werden können. Um diese Suchergebnisse zu generieren, müssen im System die entsprechenden Artikel in Form von statischen Katalogen angelegt werden. Hierfür stehen dem Lieferanten und uns zwei unterschiedliche Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung, die wir Ihnen nachfolgend gern näher erläutern möchten. Eine dritte Variante des Katalogmanagements kann über einen Punchout Katalog erfolgen.
Upload via CSV-Datei
Für die Nutzung eines statischen Kataloges ist vom Lieferanten zunächst eine CSV-Datei mit definiertem Satzaufbau zu erstellen. Diese Datei kann vom Lieferanten im Coupa Supplier Portal hochgeladen und freigegeben oder per E-Mail an Livit übermittelt werden. Im ersten Fall wird der Katalog durch den Lieferanten elektronisch an unser Coupa-System übermittelt und muss dort vom zuständigen Einkäufer freigegeben werden. Im zweiten Fall lädt ein Mitarbeiter von Livit den Katalog in Coupa hoch und gibt ihn frei. Für welche Art des Uploads Sie sich entscheiden, definieren wir gern im persönlichen Gespräch mit Ihnen.
Manuelle Anlage und Pflege im CSP (Coupa Supplier Portal)
Auch im CSP haben Sie die Möglichkeit, Kataloge anzulegen und zu pflegen. Als Vorlage stehen Ihnen die oben genannten CSV Dateien in Form von Formularen zur Verfügung, die Sie auf Artikelebene ausfüllen und speichern. Diese Art der Anbindung ist bei der Erstellung eines Kataloges für Lieferanten empfehlenswert, die eine geringe Anzahl an Artikeln aufweisen. Für die Pflege bestehender Kataloge eignet sich das CSP auch für Kataloge mit einer grösseren Anzahl an Artikeln.
In beiden Fällen ist im persönlichen Gespräch zu definieren, ob Sie als Lieferant oder Livit die Anlage und Pflege Ihrer Katalogartikel übernimmt.
Übermittlung via CXML (Punchout Katalog)
Eine weitere Möglichkeit Ihre Artikel in Coupa für den Besteller verfügbar zu machen, ist die Anbindung über einen so genannten Punchout Katalog. Hierbei wird der Besteller im Beschaffungsprozess aus der Coupa-Instanz von Livit auf die Website des Lieferanten weitergeleitet – der User befindet sich damit im Online-Shop des Lieferanten. Hier steht dem Anforderer ein vertraglich vereinbartes Sortiment inklusive aller verhandelten Preise zur Verfügung. Nachdem der Mitarbeiter die gewünschten Produkte oder Dienstleistungen in den Warenkorb gelegt hat, wird er beim auschecken an der Kasse wieder in die Livit-Coupa-Instanz zurückgeleitet, wo die Bestellung abgeschlossen werden kann. Diese Anbindungsmethode eignet sich für Lieferanten mit einer sehr grossen Anzahl an Artikeln (mehr als 100 Artikel). Wir möchten Sie an dieser Stelle aber darauf hinweisen, dass die Artikel eines Punchout Kataloges nicht in den Suchergebnissen aufgelistet werden. Lediglich der Onlineshop wird am Ende der Suchergebnisse angezeigt, der dann aktiv vom Besteller aufgerufen werden muss.